Referent:in für Vorstandsangelegenheiten (d/w/m) (51901.00 EUR pro Jahr)

Wir suchen dich als Vorstandsreferent (m/w/d) am Standort Berlin-Südkreuz. Du unterstützt den Vorstand bei strategischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinierst die Vorstands- und Gremienarbeit und bereitest Entscheidungen professionell vor.

Das bieten wir dir • Sicherheit und Perspektive: unbefristeter Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt • Attraktive Vergütung: tarifliche Vergütung nach TVöD-V, EG 9b, Tarifgebiet West, mit einem Einstiegsgehalt ab 51.901 € • Arbeitszeit nach Lebenssituation: flexible Arbeitszeitmodelle in Vollzeit oder Teilzeit • Mobiles Arbeiten: je nach Aufgabenbereich möglich • 30 Tage Urlaub für Erholung und Ausgleich • Moderner Arbeitsplatz: gut erreichbarer Standort am Südkreuz, höhenverstellbare Schreibtische und eine zeitgemäße Arbeitsumgebung • Gesundheit und Freizeit: betriebliches Gesundheitsmanagement, kostenfreier Eintritt in unsere Bäder und Sonderkonditionen beim Urban Sports Club • Finanzielle Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge über die VBL • Mobilität: bezuschusstes BVG-Firmenticket und Fahrradleasing • Weiterentwicklung: vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung Deine Aufgaben Vorstands- und Gremienarbeit • Du unterstützt bei der Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Projekten, Vorstandsangelegenheiten und Gremiensitzungen. • Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und koordinierst die erforderlichen Abstimmungen. • Du stellst sicher, dass Vorlagen fristgerecht, vollständig und in hoher Qualität bereitgestellt werden. • Du koordinierst die Zuarbeit für externe Gremien und unterstützt bei der Umsetzung von Gesellschaftervorgaben. • Du sorgst für einen verlässlichen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen Fachbereichen und externen

Ansprechpartner

innen.

Projekt- und Prozesskoordination • Du wirkst bei der Entwicklung und Abstimmung von Projektkonzepten und Projektaufträgen mit. • Du koordinierst projektbezogene Abläufe, Abhängigkeiten und Abstimmungen. • Du unterstützt Strategie- und Projektlenkungsgremien bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation ihrer Arbeit. • Du bringst dich in die digitale Weiterentwicklung von Prozessen und Managementstrukturen ein.

Organisation des Vorstands • Du koordinierst Termine, Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen. • Du bereitest Sitzungen und externe Termine organisatorisch und inhaltlich vor. • Du übernimmst die Korrespondenz sowie die professionelle Betreuung von Gästen und externen

Ansprechpartner

innen. • Du pflegst Kontaktdaten und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und aktuell vorliegen. • Du arbeitest mit einem hohen Maß an Diskretion und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.

Dein Profil • Du hast ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Sozialwissenschaften oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen. • Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Referent:innen- oder Koordinationsfunktion mit – idealerweise im Umfeld von Vorstand, Geschäftsführung oder oberem Management. • Du hast erste Erfahrung im Projektmanagement und in der digitalen Weiterentwicklung von Prozessen. • Du arbeitest dich schnell in neue Themen, Strukturen und digitale Tools ein. • Idealerweise hast du bereits Organisations- oder Managementstrukturen aufgebaut beziehungsweise weiterentwickelt. • Du kommunizierst adressatengerecht und sicher mit unterschiedlichen Hierarchieebenen sowie internen und externen Stakeholdern. • Erfahrungen im Austausch mit Politik, Verbänden oder öffentlichen Institutionen sind wünschenswert. • Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und vertraulich.

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