Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

Das ist der Job

Leitung Vorstandsbüro (m/w/d) Wir suchen für unser Vorstandsbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung (m/w/d).

Darum lohnt es sich

Vor- und Nachbereitung sowie die Gremienbetreuung • Sie übernehmen die verantwortungsvolle Leitung des Vorstandsbüros und stellen die effiziente Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe sicher • Strategisch setzen Sie selbständig Prioritäten nach Wichtigkeit wie Dringlichkeit und bereiten Unterlagen danach auf und kontrollieren Wiedervorlagen von festgelegten sowie jährlich wiederkehrenden Terminen • Mit Genauigkeit halten Sie die Terminplanung sowie -koordination für Vorstand wie Aufsichtsrat im Blick, verantworten die Reiseplanung inkl. der Abrechnungen und die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen • Sie sind zentrale Ansprechperson und steuern die Kommunikation zwischen Vorstand, Fachbereichen, Gremienvertretern sowie externen Partnern Das bringen Sie für unsere Denkfabrik mit: • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise eine Weiterbildung zur geprüften Managementassistenz (m/w/d) oder Assistenz 4.0 (m/w/d) • Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, bestenfalls auf Vorstands- bzw.

Geschäftsführungsebene konnten Sie bereits sammeln • Ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office Produkten ist für Sie selbstverständlich • Souveränes, professionelles und repräsentatives Auftreten zeichnen Sie aus • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Gespür für den Umgang mit anspruchsvollen Ansprechpartnern gehören zu Ihren besonderen Stärken • Diplomatisches Geschick, Einfühlungsvermögen, Resilienz, Flexibilität und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten runden Ihr Profil ab Unser Angebot an Sie: • Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten sowie Zeitkonten • Tarifvertrag, 13,3 Gehälter, erfolgsabhängige Vergütungsmöglichkeiten, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Krankenversicherung, Fahrgeldzuschuss, 30 Tage Jahresurlaub, Sonderurlaubstage zu diversen Ereignissen und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12. • Moderne Technik und Kommunikationsmedien, ergonomische Arbeitsplätze, sehr gute Verkehrsanbindung • Hausinternes Mittagsangebot, Betriebssportgruppen, betriebliches Gesundheitsmanagement, regelmäßige Events • Unternehmensseitige Krankenzusatzversicherung, nach 2-jähriger Betriebszugehörigkeit arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatte (Versicherungen, Corporate Benefits) Hier bringen Sie sich IDEAL ein: • Eigenständig organisieren Sie Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen und sonstige Sitzungen inkl.