Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

Die folgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Fähigkeiten, Qualitäten und Qualifikationen, die für diese Stelle erforderlich sind.

Wir suchen für unser Vorstandsbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung (m/w/d).

Hier bringen Sie sich IDEAL ein:

• Eigenständig organisieren Sie Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen und sonstige Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Gremienbetreuung
• Sie übernehmen die verantwortungsvolle Leitung des Vorstandsbüros und stellen die effiziente Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe sicher
• Strategisch setzen Sie selbständig Prioritäten nach Wichtigkeit wie Dringlichkeit und bereiten Unterlagen danach auf und kontrollieren Wiedervorlagen von festgelegten sowie jährlich wiederkehrenden Terminen
• Mit Genauigkeit halten Sie die Terminplanung sowie -koordination für Vorstand wie Aufsichtsrat im Blick, verantworten die Reiseplanung inkl. der Abrechnungen und die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Sie sind zentrale Ansprechperson und steuern die Kommunikation zwischen Vorstand, Fachbereichen, Gremienvertretern sowie externen Partnern

Das bringen Sie für unsere Denkfabrik mit:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise eine Weiterbildung zur geprüften Managementassistenz (m/w/d) oder Assistenz 4.0 (m/w/d)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, bestenfalls auf Vorstands- bzw. Geschäftsführungsebene konnten Sie bereits sammeln
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office Produkten ist für Sie selbstverständlich
• Souveränes, professionelles und repräsentatives Auftreten zeichnen Sie aus
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Gespür für den Umgang mit anspruchsvollen Ansprechpartnern gehören zu Ihren besonderen Stärken
• Diplomatisches Geschick, Einfühlungsvermögen, Resilienz, Flexibilität und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten runden Ihr Profil ab

Unser Angebot an Sie:

• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten sowie Zeitkonten
• Tarifvertrag, 13,3 Gehälter, erfolgsabhängige Vergütungsmöglichkeiten, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Krankenversicherung, Fahrgeldzuschuss, 30 Tage Jahresurlaub, Sonderurlaubstage zu diversen Ereignissen und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Moderne Technik und Kommunikationsmedien, ergonomische Arbeitsplätze, sehr gute Verkehrsanbindung
• Hausinternes Mittagsangebot, Betriebssportgruppen, betriebliches Gesundheitsmanagement, regelmäßige Events
• Unternehmensseitige Krankenzusatzversicherung, nach 2-jähriger Betriebszugehörigkeit arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatte (Versicherungen, Corporate Benefits)