Referent:in für Vorstandsangelegenheiten (d/w/m)

Wir suchen dich als Vorstandsreferent (m/w/d) am Standort Berlin-Südkreuz. Du unterstützt den Vorstand bei strategischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinierst die Vorstands- und Gremienarbeit und bereitest Entscheidungen professionell vor.

Das bieten wir dir Sicherheit und Perspektive: unbefristeter Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt Attraktive Vergütung: tarifliche Vergütung nach TVöD-V, EG 9b, Tarifgebiet West, mit einem Einstiegsgehalt ab 51.901 € Arbeitszeit nach Lebenssituation: flexible Arbeitszeitmodelle in Vollzeit oder Teilzeit Mobiles Arbeiten: je nach Aufgabenbereich möglich 30 Tage Urlaub für Erholung und Ausgleich Moderner Arbeitsplatz: gut erreichbarer Standort am Südkreuz, höhenverstellbare Schreibtische und eine zeitgemäße Arbeitsumgebung Gesundheit und Freizeit: betriebliches Gesundheitsmanagement, kostenfreier Eintritt in unsere Bäder und Sonderkonditionen beim Urban Sports Club Finanzielle Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge

über die VBL Mobilität

bezuschusstes BVG-Firmenticket und Fahrradleasing Weiterentwicklung: vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung Deine Aufgaben Vorstands- und Gremienarbeit Du unterstützt bei der Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Projekten, Vorstandsangelegenheiten und Gremiensitzungen.

Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und koordinierst die erforderlichen Abstimmungen. Du stellst sicher, dass Vorlagen fristgerecht, vollständig und in hoher Qualität bereitgestellt werden. Du koordinierst die Zuarbeit für externe Gremien und unterstützt bei der Umsetzung von Gesellschaftervorgaben.

Du sorgst für einen verlässlichen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen Fachbereichen und externen

Ansprechpartner

innen. Projekt- und Prozesskoordination Du wirkst bei der Entwicklung und Abstimmung von Projektkonzepten und Projektaufträgen mit. Du koordinierst projektbezogene Abläufe, Abhängigkeiten und Abstimmungen. Du unterstützt Strategie- und Projektlenkungsgremien bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation ihrer Arbeit.

Du bringst dich in die digitale Weiterentwicklung von Prozessen und Managementstrukturen ein. Organisation des Vorstands Du koordinierst Termine, Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen. Du bereitest Sitzungen und externe Termine organisatorisch und inhaltlich vor.

Du übernimmst die Korrespondenz sowie die professionelle Betreuung von Gästen und externen

Ansprechpartner

innen. Du pflegst Kontaktdaten und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und aktuell vorliegen. Du arbeitest mit einem hohen Maß an Diskretion und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.

Dein Profil Du hast ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Sozialwissenschaften oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.

Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Referent:innen- oder Koordinationsfunktion mit – idealerweise im Umfeld von Vorstand, Geschäftsführung oder oberem Management. Du hast erste Erfahrung im Projektmanagement und in der digitalen Weiterentwicklung von Prozessen.

Du arbeitest dich schnell in neue Themen, Strukturen und digitale Tools ein. Idealerweise hast du bereits Organisations- oder Managementstrukturen aufgebaut beziehungsweise weiterentwickelt. Du kommunizierst adressatengerecht und sicher mit unterschiedlichen Hierarchieebenen sowie internen und externen Stakeholdern.

Erfahrungen im Austausch mit Politik, Verbänden oder öffentlichen Institutionen sind wünschenswert. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und vertraulich. Klingt das für Dich interessant? Dann bewirb Dich jetzt!