Executive & Personal Assistant to CEO (m/w/d)

Das ist der Job

Abteilung CEO Funktion Executive & Personal Assistant to CEO Aufgaben Der / Die Executive & Personal Assistant to CEO hat folgende Aufgaben: • Executive Assistant (Immobilien / Projektentwicklung) • Management Support und Organisation • Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft • Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Themen, Projekten und Fristen • Erstellung von Präsentationen und ggf.

Darum lohnt es sich

Reports • Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Management, Projektteams und externen Partnern • Projektbegleitung • Organisation und Begleitung von Due-Diligence-Prozessen • Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern • Strukturierung und Verwaltung von projektbezogenen Unterlagen, Verträgen und Genehmigungen • Kommunikation • Eigenständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen und internen Abstimmungen • Komplexes Termin- und Reisemanagement • Corporate Governance sowie interne Prozesse der Privatgesellschaften des CEOs • Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (z.

Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse) • Unterstützung bei der Vorbereitung von Beurkundungen, Vollmachten und Board-Unterlagen • Mitwirkung bei internen Prozessen wie Budgetübersichten, Rechnungsfreigaben und Reporting • Personal Assistant (Privater Bereich des CEOs) • Private Administration und Organisation • Strukturierung und Pflege privater Unterlagen und Dokumentationssysteme • Vorbereitung und Koordination von Steuerunterlagen in Abstimmung mit dem Steuerberater • Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und privaten Verpflichtungen • Immobilien- und Vermögensverwaltung • Betreuung und Verwaltung privater Immobilien • Koordination von Hausverwaltungen, Maklern, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern • Überwachung von Fristen, Zahlungen und Wartungsmaßnahmen • Reise- und Terminmanagement • Planung, Buchung und Organisation privater Reisen inklusive Logistik, Unterkunft und Ablaufplanung • Abstimmung von privaten und geschäftlichen Terminen zur optimalen Zeitnutzung • Buchung von VIP-Services (am Flughafen, Abholung etc.) • Erstellung von Reiseplänen und Begleitunterlagen • Persönliche Unterstützung des CEOs und seiner Familie (Inland und Ausland) • Unterstützung bei persönlichen organisatorischen Themen und Alltagsthemen • Diskrete und vertrauensvolle Bearbeitung sensibler Angelegenheiten • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen • Sonstiges • In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten • Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen- und Kontakten • Aktives Mitwirken beim internen Teambuilding • Einbringung und Förderung von Sonderthemen wie neue IT-Lösungen, neue Technologien, Optimierung von Strukturen und Prozessen etc.

Ihr Profil • Über 8 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auf Executive-Level • Umfassende Expertise im Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen • Nachweisliche Erfahrung in der Koordination bereichsübergreifender Projekte und strategischer Sonderthemen • Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Entscheidungsvorlagen für das Management • Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Priorisierungsfähigkeit in einem dynamischen Unternehmensumfeld Wir bieten • Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen • Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline • Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe • Unser Team lebt von Vielfalt und Innovation • Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket • Arbeitgeberzuschuss zum Urban Sports Club • Betriebliche Altersvorsorge