Die ganze Ausschreibung von UnternehmerTUM
Das ist der Job
Deine Aufgaben • Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board: E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon – du bist die erste Instanz. Das Board gibt nur noch frei. • Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis.
So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird. • Du machst KI zum Hebel des Boards: Du bedienst KI‑Tools nicht nur, sondern orchestrierst sie – Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht.
Das brauchst du
Nachbereitung und Action‑Tracking sind für dich selbstverständlich. • Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind: Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung – du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt. • Du bringst Keynotes auf die Bühne: Vortrags‑Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik‑Koordination – du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf. • Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media: Themenplanung, Posting‑Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe.
Dein Profil • Abgeschlossenes Hochschulstudium • 2–3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz‑ oder Chief‑of‑Staff‑Rolle, idealerweise auf C‑Level oder in einem schnell wachsenden Unternehmen • Exzellentes Deutsch (mind.
Darum lohnt es sich
Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.
C1) und sehr gutes Englisch – du wechselst mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss • Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise • Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce‑Kenntnisse und Circular sind ein Plus • Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert • Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem wird • Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI‑Tools souverän, hast Freude daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern Deine Vorteile • Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes. • Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung • Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech‑Werkstatt “MakerSpace” • weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite • Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice‑Möglichkeit ermöglichen eine gute Work‑Life‑Balance. • Zugang zu TU‑Krippenplätzen, Teilzeit‑ und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss • Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.). • Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass‑Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM‑Sportangebote).
Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Kein Meeting ohne Briefing‑Paket, kein Call ohne Follow‑up.
Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action‑Item‑Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. • Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen. Stakeholder‑Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk.
Du pflegst eine Top‑Stakeholder‑Liste, steuerst Kontakt‑Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner‑Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft – Datenpflege in Salesforce inklusive. • Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau: Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen – du organisierst von der Logistik‑Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht.
Vielfalt ist uns wichtig. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.
Bereit?
Bewerbung wird direkt an UnternehmerTUM übergeben — kein Konto nötig.