Executive Assistant

Das ist der Job

Wir entwickeln das Vertriebsportal – eine KI-gestützte Software, mit der Unternehmen auf Knopfdruck professionelle Offerten erstellen und ihre Dienstleistungen online verkaufen.

Zusätzlich bauen wir Webportale für Schweizer Kunden. /p pFür die Nachfolge unserer langjährigen Executive Assistentin suchen wir eine Persönlichkeit, die für das Team da ist und den operativen Betrieb eigenständig führt – von der Buchhaltung über HR bis zur Eventorganisation. /p pDas Besondere: Du arbeitest bei uns mit KI-Agenten zusammen, die dir repetitive Aufgaben abnehmen.

Du entscheidest, prüfst und gibst frei. Deine Engineering‑Kollegen sind KI‑Experten und erstellen in deinem Auftrag spezialisierte Agenten für deine Aufgaben. /p h3Deine Aufgaben /h3 ul liAnlaufstelle für das Team: Wer eine Frage hat, kommt zuerst zu dir – sei es zur Spesenabrechnung, zum nächsten Teamanlass oder zur Elternzeit.

Du arbeitest mit Bexio und koordinierst dich mit unserer externen Treuhänderin für Lohn, Jahresrevision, arbeitsrechtliche oder steuerrechtliche Fragen. /li liHR Personaladministration: Eintritte und Austritte betreuen, Recruiting koordinieren, Abwesenheiten und Feriensaldi pflegen, Mitarbeitergespräche vorbereiten.

Die Geschäftsleitung verlässt sich auf deine Zahlen. /li liIT Lizenzen: Tool‑Lizenzen verwalten, Arbeitsplätze einrichten, Hardware‑Beschaffungen koordinieren. /li liProjekte Sales‑Support: Meetings koordinieren, Vorlagen pflegen, quartalsweise Supportrechnungen erstellen. /li /ul h3Wie KI deine Arbeit verändert /h3 pViele dieser Aufgaben werden bei uns durch KI‑Agenten vorbereitet: E‑Mails werden vorklassifiziert, Rechnungen vorerfasst, Termine vorgeschlagen.

Deine Aufgabe ist nicht, Routinearbeit abzuarbeiten – sondern die Prozesse zu verstehen und stetig zu verbessern. Du arbeitest mit Technologien, die den kaufmännischen Arbeitsalltag gerade grundlegend verändern – und bist eine der Ersten, die das in der Praxis tun.

Das brauchst du

Du bist keine Zuarbeiterin für eine Maschine – die Maschinen arbeiten dir zu. Nach außen bist du die erste Stimme für Bewerberinnen, Lieferanten und Partner. /li liFinance Buchhaltung: Lieferantenrechnungen erfassen und verbuchen, Kreditkartenabrechnungen verbuchen, Banktransaktionen abgleichen, Monatsabschluss vorbereiten.

Wenn etwas effizienter geht, findest du den Weg. /p h3Das bringst du mit /h3 ul liAbgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder gleichwertige Qualifikation /li liMindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle /li liStilsicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse /li liErfahrung mit KI‑Tools (ChatGPT, Claude, Copilot oder ähnlich) – du probierst neue Werkzeuge aus, bevor man dich darum bittet /li liFlair für Zahlen und ein strukturierter Umgang mit Finanzdaten /li liKommunikative Stärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen /li liEigeninitiative – du siehst, was zu tun ist, und packst es an /li liExakte, selbstständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise /li liOrganisationstalent und vorausschauendes Handeln /li /ul h3Vergütung /h3 ul liBasissalär von CHF 40'000 – 46'000 pro Jahr bei einem 50%-Pensum /li liFirmenweiter Bonus, Bonusanteil durch Peer‑Review /li /ul h3Arbeitsort und Präsenz /h3 pUnser Büro liegt in der Nähe des Zürcher Hauptbahnhofs.

Darum lohnt es sich

ph3Executive Assistant /h3 pDu hältst einem kleinen, ambitionierten Team den Rücken frei. Und ein Team aus KI-Agenten hilft dir dabei. /p pTeilzeit 50%, Sofort oder nach Vereinbarung. /p pZürich, Schweiz /p h3Über die Rolle /h3 pQuatico ist eine kleine, aufstrebende Softwarefirma in Zürich. Mit unserem Produkt wollen wir international wachsen.

Du verwaltest unsere Versicherungen (BVG, UVG/KTG) und bist Ansprechpartner für alles rund um Sozialleistungen. /li liOffice Organisation: Mails beantworten, Büromaterial und Verpflegung organisieren, Events planen – vom monatlichen Hands‑on Workshop bis zum jährlichen Schneewochenende.

Spontane Anpassungen oder Home‑Office sind jederzeit möglich. /p h3Unser Angebot /h3 pWir bieten eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem engagierten, unkomplizierten Team.

Dazu gehören sehr gute Arbeitsbedingungen und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten. /p h3Bewirb dich! /h3 pIn einem engagierten Team mit erfahrenen Ingenieuren und sehr guten Arbeitsbedingungen bietet wirdir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten mitten in Zürich. Du nimmst Anliegen auf, findest Antworten oder leitest weiter.

Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet. /li liReporting KPIs: Monatlich Finanz‑ und HR‑Kennzahlen aufbereiten. Du reviewst die Vorschläge, gibst Freigaben und greifst ein, wo menschliches Urteilsvermögen gefragt ist. Regelmässige Präsenz im Büro ist uns wichtig.

Den genauen Rhythmus – ob täglich halbtags oder an drei längeren Tagen – gestalten wir gemeinsam. Komm und zeig uns, was du kannst! /p pSchick deine Bewerbung mit Lohnvorstellung und möglichem Arbeitsbeginn an: /p pHast du Fragen? Gerne hilft dir Jan weiter: /p /p