Kontrast Personalberatung GmbH

Executive Assistant Direktion (m/w/d)Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in BayernDas Forschungsinstitut in BayernDas renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut. Ihre Rolle als Executive AssistantAls Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend.

Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement). Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.

Ihre Aufgaben & VerantwortungExecutive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dosKommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher InhalteUnterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische AblageHR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare VerantwortlichkeitenHR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und DokumentenführungKoordination externer Partner (z. B.

Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen RoutinenDatenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen RichtlinienBackup für das Office-TeamIhr Kompetenzprofil (m/w/d)Mindestens Bachelor-Abschluss, idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-KoordinationAusgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement; strukturiertes Arbeiten auch bei ParallelaufgabenFreude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und praktikabel zu standardisierenHohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles AuftretenSehr sicher in MS Office, insbesondere PowerpointSehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und UnterlagenHohe Diskretion, Verbindlichkeit,

Serviceorientierung und professionelles AuftretenDas VertragsangebotUnbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-OptionSchlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose AbläufeWissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen StandardsModerne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglichAttraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit