Executive Assistant (all genders)

Du möchtest nicht einfach Termine koordinieren. Du möchtest dabei helfen, ein Unternehmen aufzubauen. Parkum ist ein internationaler Hörbuchverlag. Wir bringen Geschichten über Sprachgrenzen hinweg zu neuen Hörerinnen und Hörern und arbeiten mit einigen der spannendsten Autorinnen, Autoren und Sprecherinnen und Sprechern Europas zusammen.

Wir sind ein kleines Team mit großen Ambitionen. Wir wachsen schnell, entwickeln neue Projekte und bauen unsere internationalen Strukturen jeden Tag weiter aus. Deshalb suchen wir keine klassische Assistenz.

Wir suchen die Person, die dafür sorgt, dass unser Geschäftsführer und unser Team sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können: Parkum weiter wachsen zu lassen und unseren Künstlerinnen und Künstlern eine digitale Zukunft in mehrsprachigen, internationalen Hörbuchmärkten zu erschließen.

Deine Rolle

• Du arbeitest eng mit unserem Geschäftsführer zusammen und bist gleichzeitig organisatorischer Dreh- und Angelpunkt für unser gesamtes Team. Du hältst nicht nur einem Menschen den Rücken frei – sondern hilfst dabei, dass unser Unternehmen jeden Tag ein bisschen besser funktioniert
• Wir suchen niemanden, der Aufgaben verwaltet
• Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt

Deine Aufgaben

Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung Reiseplanung inklusive Reisekosten-, Expense- und Belegmanagement Vorbereitung von Meetings, Protokollen und Follow-ups Unterstützung bei Reportings, Präsentationen und Analysen Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und externen Partnern Koordination mit unserer Buchhaltung und Vorbereitung relevanter Unterlagen Organisation unseres Berliner Büros sowie Koordination von Dienstleistern und Handwerkern Organisation von Team- und Partner-Events Unterstützung im Recruiting, z.

B. durch Bewerberkommunikation, Interviewkoordination und die Organisation von Onboardings Eigenständige Übernahme kleiner Projekte und konsequentes Nachhalten von Aufgaben Unterstützung aller Funktionsbereiche bei organisatorischen Themen Einsatz moderner KI-Tools, um Prozesse effizienter zu gestalten Wen wir suchen: Du möchtest Verantwortung übernehmen und arbeitest gerne mit inspirierenden Menschen zusammen.

Du bist das organisatorische Herz unseres Unternehmens und arbeitest eng mit dem Geschäftsführer und dem gesamten Team zusammen. Deshalb suchen wir jemanden, der Vollzeit arbeitet und gerne gemeinsam mit dem Team in unserem Berliner Büro präsent ist.

Du hast ein bis zwei Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager, Projektassistenz oder in einer ähnlichen Rolle, das ist jedoch kein Muss.

Du bist aber… extrem organisiert und sorgfältig proaktiv und denkst einen Schritt voraus freundlich, diskret und zuverlässig pragmatisch und unkompliziert sicher im Umgang mit Google Workspace und Microsoft Office digital affin und neugierig auf moderne KI-Tools kommunikationsstark auf Deutsch und Englisch – beide Sprachen beherrschst du fließend in Wort und Schrift jemand, der lieber Lösungen findet als Probleme erklärt So arbeiten wir: Wir arbeiten vertrauensvoll und flexibel.

Wir mögen Menschen, die Dinge anpacken, Verantwortung übernehmen, Freude daran haben, gemeinsam Lösungen zu finden und an Herausforderungen zu wachsen.

Was dich erwartet

• direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ein kleines, internationales Team mit kurzen Entscheidungswegen die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten ein
• Unternehmen, das KI dort einsetzt, wo sie sinnvoll ist – und auf menschliche Qualität setzt, wo sie den Unterschied macht eine echte Entwicklungsperspektive
• Wenn du Verantwortung übernehmen möchtest, kannst du dich bei uns schrittweise in mehr
• Projektverantwortung, bereichsübergreifende
• Steuerung und perspektivisch in eine Chief-of-Staff-nahe
• Rolle weiterentwickeln
• Das Wichtigste zum Schluss
• Wir brauchen kein
• Motivationsschreiben. #J-18808-Ljbffr