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Über diesen Job

Einleitung

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Unbefristet und in Teilzeit (32 Stunden) oder Vollzeit (40 Stunden)

Menschen für Menschen steht seit mehr als 40 Jahren für Menschlichkeit und globale Solidarität. Gemeinsam mit der Bevölkerung in Äthiopien und dem äthiopischen Team möchten wir den Menschen in Schlüsselbereichen des Lebens die Mittel an die Hand geben, um ihr individuelles Potenzial zu entfalten, ihre Lebensumstände nachhaltig zu verbessern und die gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklung voranzubringen. Unsere Vision ist eine Welt, in der wir in einer gerechten Gesellschaft nachhaltig leben; eine Welt, in der Chancengleichheit besteht und jeder Mensch die Möglichkeit hat, aus eigener Kraft ein selbstbestimmtes Leben zu führen.

Du willst Deine Expertise sinnstiftend einsetzen und suchst nach einer spannenden und facettenreichen Tätigkeit mit Impact? Dann verstärke unser Team in unserem Münchner Büro.

Als Vorstandsassistenz bist Du verantwortlich dafür, alle Abläufe im Vorstandsbüro zu koordinieren, jederzeit den Überblick zu behalten und Ansprechpartner:in für alle Belange des Vorstandsbüros zu sein. Du unterstützt die Vorstände im Tagesgeschäft. Außerdem wird die professionelle, serviceorientierte, freundliche Kommunikation intern und extern sichergestellt. Diskretion ist für Dich selbstverständlich. Eine enge Zusammenarbeit mit allen internen Abteilungen und externen Partnern garantiert reibungslose Abläufe, eine umsetzungsorientierte Arbeitsweise ist erwünscht.

Aufgaben

• Entgegennahme von Telefonaten und Sicherstellung der Erreichbarkeit der Zentrale

• Erledigung schriftlicher Korrespondenz mit Vorstandskontakten sowie Spendern

• Mitorganisation des Vorstandsbüros mit klassischen Assistenzaufgaben sowie der Terminkoordination der Vorstände

• Reisemanagement nebst Visabeschaffung primär für Vorstandsreisen

• Empfang von Gästen, Spendern und Partnern mit adäquater Betreuung

• Mitarbeit bei Administration und Unterstützung der Abwicklung von Stiftungsprüfungen/-Evaluationen/-Gutachten wie Spendensiegel-Anträgen, Jahresabschlüssen, Wirtschaftsprüfungen

• In Vertretung Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Gremiumssitzungen

• Personalmanagements wie z.B. Bewerbermanagement, Bedarfsermittlung und Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen o.ä. für das gesamte Team

• Bei Bedarf Unterstützung anderer Abteilungen wie Spenderbetreuung und Fundraising / Kommunikation

Profil

• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position idealerweise auf Vorstands-/ Geschäftsführungsebene

• Erfahrung im Bereich Personalmanagement vorteilhaft

• Freundliches und verbindliches Auftreten gegenüber Gesprächspartnern und Spendern

• Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke, gutes Ausdrucksvermögen und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse

Wir bieten

• Mach einen Unterschied -- übernimm eine Aufgabe mit hoher gesellschaftlicher Relevanz und gestalte aktiv mit

• Arbeite, wie es zu Deinem Leben passt -- mit Gleitzeiten und der Möglichkeit, mobil von zu Hause zu arbeiten

• Bleib flexibel -- bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche und sogar 2--3 Monate pro Jahr Arbeit aus Äthiopien

• Erhol Dich im Urlaub -- 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche

• Starte schnell durch -- mit einem individuellen und strukturierten Onboarding

• Spare Zeit durch kurze Wege -- zentrale Lage und sehr gute Verkehrsanbindung

• Sei mobil ohne Kosten -- wir übernehmen die Kosten für Dein Deutschlandticket vollständig

• Nutze Dein persönliches Extra -- mit become1 erhältst Du monatlich 50 EUR, die Du flexibel einsetzen kannst, z. B. für Einkäufe, Freizeitangebote oder Mitgliedschaften wie Urban Sports Club

• Familie zählt -- wir reagieren flexibel auf familiäre Bedürfnisse

• Sicher und langfristig -- unbefristete Stelle für Planungssicherheit und berufliche Perspektive

Weitere Informationen

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen, die die Diversität unserer Gesellschaft widerspiegeln.