Referent/Assistent Director Engineering (all genders)

Referent/Assistent Director Engineering (all genders) Arbeitsort: Altenstadt, Bayern Vertragsart: unbefristet, in Voll- und Teilzeit Einstiegslevel: Berufserfahrene Stellen-ID: 1521 Über VINCORION Bei VINCORION arbeiten Menschen, denen die Sicherheit anderer am Herzen liegt. Und die von diesem Ziel angetrieben gemeinsam das Beste aus sich herausholen. Für unsere mechatronischen Lösungen leistet bei uns jeder und jede Einzelne seinen bzw. ihren individuellen Beitrag für die Sicherheit der Gesellschaft und ist damit nicht nur ein Gewinn für uns, sondern für alle.

Als Technologieunternehmen entwickeln und fertigen wir mit rund 900 Mitarbeitenden an den Standorten Altenstadt, Essen, Wedel und El Paso in Texas innovative Energiesysteme in sicherheitskritischen Anwendungsbereichen, darunter Generatoren, elektrische Motoren und Antriebe, Aggregate, Leistungselektronik und hybride Energiesysteme für die Industrien Luftfahrt, Sicherheit und Verteidigung sowie Bahn. Darüber hinaus sind wir One-Stop-Repair-Shop mit maßgeschneiderten, wirtschaftlichen Servicekonzepten verschiedenster Systeme – herstellerunabhängig. #wirsindVINCORION – Wann können wir dich für uns gewinnen?

Ressourcen- und Projektsteuerung Laufende Pflege der Ressourcenplanung/Auslastungs-Heatmap über alle Projektblätter Monatliches Zusammenführen der Personenaufwände aus den Projektblättern Frühzeitiges Erkennen und Melden von Auslastungskonflikten zwischen Projekten Nachverfolgen offener Punkte aus Projekt-Reviews Meeting- und Kommunikationsmanagement Vor- und Nachbereitung der Statusmeetings mit den direkt unterstellten Teamleitern Protokollführung und Aktionslisten-Tracking Selbstständiges Nachfassen bei Verantwortlichen bei Fristüberschreitung Terminkoordination über die sechs Disziplinen hinweg Priorisierung und Filterung eingehender Anfragen – nur entscheidungsrelevante Themen an den Director durchreichen Reporting Eigenständige Erstaufbereitung des Portfolio-Reportings für die C-Suite (Datensammlung, Konsolidierung, Standardvisualisierung) Pflege wiederkehrender

Statusübersichten/Dashboards Angebotserstellung / -koordination für Engineering-Umfänge Koordination der Aufwandsschätzungen mit den Teamleitern/Disziplinen (Einholen, Nachfassen, Konsolidierung) Pflege von Angebotsvorlagen und Standardtexten für Engineering-Leistungsbeschreibungen Nachverfolgung von Fristen im Angebotsprozess (interne Freigaben, Kundentermine) Erstkonsolidierung der Kalkulation/Aufwandsübersicht aus den Fachbereichen Koordination der Abstimmungsschleifen zwischen Vertrieb/Sales und Engineering Vorbereitung der Angebotsunterlagen zur finalen Prüfung/Freigabe durch den Director Ablage und Versionierung von Angebotsdokumenten über den gesamten Prozess Reise- und Terminlogistik Reisemanagement (Buchung, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung) Vorbereitung von Reiseunterlagen bei Kunden-/Lieferantenterminen Kalenderpflege inkl.

Pufferzeiten und Priorisierung bei Terminkonflikten Dokumenten- und Ablagemanagement Digitale Ablagestruktur pflegen (Verträge, Freigaben, Protokolle) Versionierung und Nachverfolgung von Dokumenten mit mehreren Freigabeschleifen Vorbereitung/Formatierung von Präsentationen und Unterlagen für Termine Korrespondenz Erste Sichtung und Beantwortung von Standard-E-Mails Vorbereitung von Antwortentwürfen bei wiederkehrenden Anfragen Nachfassen bei externen Partnern/Lieferanten zu offenen administrativen Punkten Beschaffung / interne Prozesse Bestellungen und Beschaffungsanträge (Büromaterial, Dienstleistungen, Tools) Abwicklung interner Genehmigungsprozesse (z. B.

Investitionsanträge, Freigabeworkflows) Rechnungsprüfung/-freigabe in einem definierten Rahmen Veranstaltungs- und Eventorganisation Organisation von Teamevents, Workshops, standortinternen Veranstaltungen Logistik bei Kundenbesuchen (Raumbuchung, Bewirtung, Agenda) Onboarding-Unterstützung Administrative Abwicklung beim Onboarding neuer Mitarbeiter im Verantwortungsbereich (Ausstattung, Zugänge, erste Termine) Budget- und Kostenübersicht Laufende Pflege einfacher Budget-Trackingtabellen Vorbereitung von Kostenübersichten für Reviews Abgeschlossene mind. dreijährige kaufmännische oder technische Berufsausbildung mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbarer Position innerhalb eines technologiegetriebenen Industrieunternehmens Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise; hohe Selbstständigkeit Belastbarkeit im Umgang mit mehreren parallelen Themen/Schnittstellen Sicherer Umgang

mit den MS Office Anwendungen, vor allem sehr gute Excel Kenntnisse (Ressourcenplanung) und Reporting-Tools Kommunikationsstärke gegenüber Teamleitern auf Augenhöhe (Durchsetzungsfähigkeit ohne formale disziplinarische Macht) Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Director auf Basis ausgeprägter Diskretion und Integrität Grundverständnis von Engineering-/Projektstrukturen (V-Modell, RASCI) sowie idealerweise Angebotsprozessen von Vorteil Interesse an Technik und Entwicklungsprozessen verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Schrift und Wort Was dich bei VINCORION in Altenstadt erwartet: Mitgestalten: Ob in der Entwicklung, Fertigung, Instandhaltung oder im Projekt – du trägst aktiv dazu bei, dass sicherheitsrelevante Technologien entstehen, funktionieren und weiterentwickelt werden.

Verantwortung übernehmen: Du arbeitest nicht nur Aufgaben ab, sondern beeinflusst Qualität, Prozesse und Ergebnisse direkt – sichtbar und messbar. Starke Rahmenbedingungen: Tarifgebundene Vergütung, Urlaubs‑