Referent:in für Vorstandsangelegenheiten (d/w/m)

Wir suchen dich als Vorstandsreferent (m/w/d) am Standort Berlin-Südkreuz. Du unterstützt den Vorstand bei strategischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinierst die Vorstands- und Gremienarbeit und bereitest Entscheidungen professionell vor.

Das bieten wir dir ✓ Sicherheit und Perspektive: unbefristeter Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt ✓ Attraktive Vergütung: tarifliche Vergütung nach TVöD-V, EG 9b, Tarifgebiet West, mit einem Einstiegsgehalt ab 51.901 € ✓ Arbeitszeit nach Lebenssituation: flexible Arbeitszeitmodelle in Vollzeit oder Teilzeit ✓ Mobiles Arbeiten: je nach Aufgabenbereich möglich ✓ 30 Tage Urlaub für Erholung und Ausgleich ✓ Moderner Arbeitsplatz: gut erreichbarer Standort am Südkreuz, höhenverstellbare Schreibtische und eine zeitgemäße Arbeitsumgebung ✓ Gesundheit und Freizeit: betriebliches Gesundheitsmanagement, kostenfreier Eintritt in unsere Bäder und Sonderkonditionen beim Urban Sports Club ✓ Finanzielle Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge über die VBL ✓ Mobilität: bezuschusstes BVG-Firmenticket und Fahrradleasing ✓ Weiterentwicklung: vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung Deine Aufgaben Vorstands- und Gremienarbeit ✓ Du unterstützt bei der Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Projekten, Vorstandsangelegenheiten und Gremiensitzungen. ✓ Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und koordinierst die erforderlichen Abstimmungen. ✓ Du stellst sicher, dass Vorlagen fristgerecht, vollständig und in hoher Qualität bereitgestellt werden. ✓ Du koordinierst die Zuarbeit für externe Gremien und unterstützt bei der Umsetzung von Gesellschaftervorgaben. ✓ Du sorgst für einen verlässlichen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen Fachbereichen und externen

Ansprechpartner

innen.

Projekt- und Prozesskoordination ✓ Du wirkst bei der Entwicklung und Abstimmung von Projektkonzepten und Projektaufträgen mit. ✓ Du koordinierst projektbezogene Abläufe, Abhängigkeiten und Abstimmungen. ✓ Du unterstützt Strategie- und Projektlenkungsgremien bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation ihrer Arbeit. ✓ Du bringst dich in die digitale Weiterentwicklung von Prozessen und Managementstrukturen ein.

Organisation des Vorstands ✓ Du koordinierst Termine, Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen. ✓ Du bereitest Sitzungen und externe Termine organisatorisch und inhaltlich vor. ✓ Du übernimmst die Korrespondenz sowie die professionelle Betreuung von Gästen und externen

Ansprechpartner

innen. ✓ Du pflegst Kontaktdaten und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und aktuell vorliegen. ✓ Du arbeitest mit einem hohen Maß an Diskretion und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.

Dein Profil ✓ Du hast ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Sozialwissenschaften oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen. ✓ Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Referent:innen- oder Koordinationsfunktion mit – idealerweise im Umfeld von Vorstand, Geschäftsführung oder oberem Management. ✓ Du hast erste Erfahrung im Projektmanagement und in der digitalen Weiterentwicklung von Prozessen. ✓ Du arbeitest dich schnell in neue Themen, Strukturen und digitale Tools ein. ✓ Idealerweise hast du bereits Organisations- oder Managementstrukturen aufgebaut beziehungsweise weiterentwickelt. ✓ Du kommunizierst adressatengerecht und sicher mit unterschiedlichen Hierarchieebenen sowie internen und externen Stakeholdern. ✓ Erfahrungen im Austausch mit Politik, Verbänden oder öffentlichen Institutionen sind wünschenswert. ✓ Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und vertraulich.

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