Persönliche Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Aufgaben

• Organisations- und Projektunterstützung:
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings
• Interne und externe Abstimmung mit Hotels, Dienstleistern und Fachbereichen
• Durchführung von Recherchen und Bearbeitung besonderer Themen
• Aufbereitung strategischer Entscheidungsgrundlagen (z. B. Analysen, Präsentationen, Recherchen)
• Unterstützung bei Planung, Strukturierung und Umsetzung strategischer Initiativen und Projekte
• Schnittstellenmanagement zwischen Vorstand, Schlüsselpositionen und Projektteams
• Nachverfolgung von Entscheidungen, Projektfortschritten und Verantwortlichkeiten
• Administrative Assistenz und Office-Management:
• Termin- und Reisekoordination inkl. Erinnerungsmanagement, Fahrdienst- und Hotelbuchungen
• Abstimmung und Pflege des Jahreskalenders in Zusammenarbeit mit dem VDVI-Sekretariat
• E‑Mail‑Vorsortierung und -Vorbereitung, Telefonate in Deutsch und Englisch, sowie Postbearbeitung
• Verwaltung verschiedener Konten und Kreditkartenabrechnungen sowie Durchführung von Überweisungen
• Kontrolle, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
• Protokollführung bei Sitzungen und Terminen
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Persönliche & private Unterstützung:
• Koordination und Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben im persönlichen Umfeld
• Reise- und Urlaubsbuchungen für die Familie
• Unterstützende Tätigkeiten für weitere Familienmitglieder
• Unterstützung bei der Koordination familienbezogener Termine
• Schnittstellenmanagement zwischen beruflichen und privaten Abläufen (z. B. Dienstleister, Infrastruktur)

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium – idealerweise mit Fokus auf Office Management, Kommunikation oder Hotelmanagement
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, vorzugsweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und digitalen Tools der Büroorganisation
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten sowie hohes Organisationstalent
• Eigenverantwortliches Handeln mit Loyalität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und souveränes Auftreten
• Verständnis für die besondere Balance zwischen familiären Strukturen und unternehmerischer Professionalität
• Bereitschaft, mit Weitblick zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens beizutragen

Benefits

• Vielfältige Aufgaben mit zentraler Rolle in der Unterstützung des Vorstands
• Verantwortung & Vertrauen und eigenständige Planung und Koordination wichtiger Themen
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Ausbau der Kompetenzen
• Leistungsgerechte Vergütung, kostenlose Verpflegung, vergünstigte Übernachtungen und Speisen für Sie, Familie und Freunde
• Mitarbeiterbenefitsapp für exklusive Vorteile, Sonderangebote und Services
• Motiviertes, freundliches Team, das Zusammenhalt großschreibt