Das ist der Job
Aufgaben Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Hauses.
Darum lohnt es sich
Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, unterstützen unsere Teams und repräsentieren Captiva nach außen mit Souveränität.
Ihre Aufgaben im Detail: Organisation und Sicherstellung eines professionellen Büroalltags Unterstützung der Geschäftsführung (Terminplanung, Reiseorganisation, Reisekosten, Vorbereitung von Meetings) Koordination von Investorenterminen und externen Partnern Rechnungsprüfung in Zusammenarbeit mit Finance Post- und Dokumentenmanagement inkl. strukturierter Archivierung Lieferantenmanagement und Bestellwesen Organisation von Events, Messebesuchen und internen Terminen Unterstützung bei Präsentationen und administrativen Projekten Verwaltung von Firmenwagen, Mobiltelefonen und Hardware Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büro- und Außenbereiche Qualifikation Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare kaufmännische Weiterbildung Erste Berufserfahrung als Assistenz oder im Office Management in einem dynamischen Umfeld sind wünschenswert Selbständige, strukturierte, lösungsorientierte und präzise Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Kommunikationsstärke in Wort und Schrift Souveränes, gepflegtes und verbindliches Auftreten Sehr gute Kenntnisse in MS-Office Benefits Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Kurze Wege, klare Kommunikation, echte Verantwortung Eine hochwertige, professionelle Arbeitsumgebung Ein Team mit Anspruch, aber ohne Allüren Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung Langfristige Perspektive in einem stabilen, erfolgreichen Unternehmen Wir suchen keine reine Assistenz im Hintergrund.
Dann freuen wir uns sehr über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung. Zur Verstärkung unseres suchen wir eine Executive Assistant / Office Manager (m/w/d), die Professionalität, Struktur und Serviceorientierung mit einem hohen Qualitätsanspruch verbindet.
Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro – vorausschauend, diskret und mit einem Blick fürs Detail. Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, mitgestaltet und Verantwortung übernimmt. Sie haben Interesse? Ansprechpartnerin: Manuela Miß
