Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100%

Das ist der Job

Ihre Aufgaben Office Management & Administration Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des BürosErste Ansprechperson für interne und externe administrative AnliegenVerwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und LieferantenSicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und BeschaffungsmanagementOrganisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner KorrespondenzVerwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung Finanz- und Compliance-Administration Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von FinanzunterlagenBearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen.

Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen InformationenSelbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher DetailgenauigkeitFähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren.

Das brauchst du

Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds Qualifikationen & Anforderungen Ausbildung Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR.

Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil. Fachliche Kompetenzen Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement.

Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen.

Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen DienstleisternSicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil Sprachkenntnisse Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)Russischkenntnisse von Vorteil Persönliche Kompetenzen Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung.

Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen ProzessenFähigkeit, als zentral j4ida j4it0729a j4iy26a

Darum lohnt es sich

Einleitung Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%). Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen.

Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration.

Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil Berufserfahrung Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in.

Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor. Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld Besondere Anforderungen Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen.

Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen! Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/AccountingAdministrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen.

Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen. Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern Executive Assistance Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft. Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen.

Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen DokumentenAnsprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten HR- und Mitarbeiter-Support Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln.

Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten. Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives. Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung.

Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität.