Leitung Vorstandsbüro / Stabsbereich UB (m/w/d)

Das ist der Job

Aufgaben Steuerung, Organisation und inhaltliche Sicherstellung der operativen Arbeitsabläufe sowie der strategischen Sonderthemen im Vorstandsbereich (Board Operations) Strategisches Gremienmanagement, Steuerung der Entscheidungsvorbereitung des Vorstandes sowie Nachhaltung und Überwachung der Beschlussumsetzung Fachliche und funktionale Führung sowie Ressourcen- und Prozesssteuerung des Assistenz- und Office-Teams im Vorstandsbereich Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Briefings, Protokollen und Management-Unterlagen Eigenständige Recherche, Analyse und Aufbereitung komplexer Sachverhalte als Grundlage für Vorstandsentscheidungen Koordination bereichsübergreifender Themen und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Beschlüssen Zentrale Ansprechperson und Schnittstelle des Vorstandsbereichs gegenüber Führungskräften, Konzern-Fachbereichen und externen Partner:innen Begleitung von Projekten, Veränderungsinitiativen und Sonderaufgaben mit hoher Sichtbarkeit Sicherstellung eines professionellen Informations- und Dokumentenmanagements unter Wahrung höchster Vertraulichkeit Qualifikationen Ein Vorstandsbereich funktioniert nur so gut wie die Strukturen, die ihn tragen.

Das brauchst du

Erfahrung, die wirkt: Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Wirtschaft, Recht oder Verwaltung, ein entsprechendes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, z.

B. im Vorstands-, Geschäftsführungs- oder Stabsumfeld Erfahrung in der fachlichen Steuerung von Teams sowie in der Koordination bereichsübergreifender Themen Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Entscheidungsprozessen Kompetenz mit Praxisbezug: Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, komplexe Themen prägnant aufzubereiten Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel, Word, Outlook und Teams Souveräner Umgang mit digitalen Arbeitsweisen und Offenheit für den Einsatz moderner KI-Werkzeuge im Rahmen der Konzernvorgaben Haltung, die passt: Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und diplomatisches Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit, Organisationsstärke und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise Ausgeprägte Diskretion, Loyalität und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen Unternehmerisches Denken und die Bereitschaft, Strukturen aktiv mitzugestalten, statt nur zu verwalten Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Darum lohnt es sich

In dieser vertrauensvollen Stabsfunktion übernimmst du die eigenverantwortliche Steuerung der Vorstandsprozesse und sorgst dafür, dass Entscheidungen professionell vorbereitet, umgesetzt und nachgehalten werden.

Für die Steuerung und operative Führung des Stabsbereichs unseres Vorstandes suchen wir zum 01.11.2026 eine souveräne und wirtschaftlich denkende Persönlichkeit als Leitung Vorstandsbüro.