Executive & Personal Assistant (m/w/d)

Sie suchen eine anspruchsvolle Herausforderung als rechte Hand eines Geschäftsführers? Für unseren Geschäftspartner in Karlsruhe suchen wir eine erfahrene Assistenz, die durch proaktives Mitdenken und strukturiertes Arbeiten überzeugt. In dieser Position verbinden Sie geschäftliche Organisation mit persönlicher Assistenz und tragen durch Ihre verbindliche Arbeitsweise maßgeblich zur Entlastung der Geschäftsleitung bei. Ob Sie als Executive Assistant oder Personal Assistant tätig sind – Ihre Unterstützung ist der Schlüssel für reibungslose Abläufe. Wir schätzen Vielfalt und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Starten Sie jetzt direkt online durch!

Strukturierung von E-Mails und Unterlagen nach Fristen und Prioritäten

Vorausschauende Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen

Erstellung professioneller Korrespondenz und Entscheidungsvorlagen

Verantwortung für eine übersichtliche digitale Ablage und Büroabläufe

Sorgfältige Vorbereitung der Buchhaltung und Prüfung von Belegen

Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und Steuerberatung

Organisation privater Termine und Unterstützung bei persönlichen Anliegen

Mehrjährige Berufspraxis in der Geschäftsführungsassistenz oder im Office-Management

Fundierte kaufmännische Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit Zahlen und Belegen

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine präzise Kommunikation

Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen und digitalen Ablagesystemen

Hohe Eigeninitiative und eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise

Idealerweise Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung oder DATEV-Kenntnisse

Optional: Erfahrung mit KI-Werkzeugen oder Interesse an digitalen Geschäftsprozessen

Leistungsgerechte Vergütung gemäß Tarifvertrag Zeitarbeit der DGB/DVP Tarifgemeinschaft

Langfristige Perspektive bei unserem Geschäftspartner in Karlsruhe

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in einem verantwortungsvollen Aufgabenfeld

Umfassende Einarbeitung und Einbindung in abwechslungsreiche Prozesse

Attraktive Sozialleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr