Executive Management Assistant (w/m/d)

Das ist der Job

HelloSign. • Du stärkst die interne Kommunikation und fungierst als verlässliche Schnittstelle zwischen Management, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern. • Du übernimmst Aufgaben im Einkaufs-Backoffice, darunter Gästeempfang, Telefonzentrale, Büro- und Bewirtungsmaterial, Mail-Postfach, Rechnungs-, Bestell- und Dokumentenmanagement sowie die Koordination externer Dienstleister.

HelloSign. • Du kommunizierst fließend auf Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich. • Du arbeitest strukturiert, organisiert und selbstständig und bringst eine hohe Eigeninitiative mit. • Du überzeugst durch Service‑ und Lösungsorientierung, Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten.

Das brauchst du

Qualifikationen • Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Executive‑Assistant‑Bereich mit. • Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook, sowie idealerweise mit DocuSign bzw.

Darum lohnt es sich

Executive Management Assistant (w/m/d) Arbeitsort Gelsenkirchen Anstellungsart Vollzeit Befristung unbefristet Vergütung 48.000 €/Jahr Beschreibung • Du unterstützt das Management-Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft. • Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollen, MoM und Reisekostenabrechnungen. • Du erstelle und bereite Präsentationen, Reports sowie Beschluss- und Entscheidungsvorlagen professionell vor. • Du koordierst und verwaltest vertrauliche Geschäftsunterlagen, einschließlich der Dokumentenprozesse über DocuSign bzw.

Arbeitsumfeld • Die richtigen Grundlagen schaffen: Für jede Position erstellen wir einen maßgeschneiderten Einarbeitungsplan. • Gesund genießen: Täglich frische, gesunde und abwechslungsreiche Menüs – subventioniert, lecker und voller Energie für Deinen Tag. • Top Erreichbarkeit: Ob mit Auto oder ÖPNV – unser Standort ist bestens angebunden und bietet ausreichend Parkmöglichkeiten.

Unternehmen NORRES Schlauchtechnik GmbH hat sich als weltweit führender Hersteller von Schläuchen und flexiblen Schlauchsystemlösungen etabliert. Mit rund 400 Mitarbeitern und 15 Standorten streben wir sowohl national als auch international nach Spitzenpositionen in unserem Kerngeschäft.

Vorteile für Mitarbeitende • Flexible Arbeitszeiten • Homeoffice / Mobiles Arbeiten • Vermögenswirksame Leistungen • Weiterbildungen • Betriebliche Altersvorsorge • Kantine • Parkmöglichkeiten • Gute Verkehrsanbindung • Moderne technische Ausstattung Wir investieren kontinuierlich in Wachstum und sind als professionell gemanagter Mittelstandskonzern mit Markenprodukten stark positioniert.