Executive Assistant & Operations (m/w/d)

Das ist der Job

Jemanden, der Momentum erzeugt statt Aufgaben zu verwalten. Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgst dafür, dass aus Ideen, Gesprächen und Projekten echte Bewegung entsteht. Aufgaben Du hältst dem Geschäftsführer nicht den Kalender frei. Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern ziehst Verantwortung aktiv an Dich.

Rahmen Vollzeit oder Teilzeit möglich Remote + regelmäßige Abstimmung mit dem Team Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum Schnelle Entwicklungsmöglichkeiten Wichtig Wenn Du einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst, in dem Dir alles vorgegeben wird, ist diese Rolle vermutlich nicht passend.

Das brauchst du

Du bringst Struktur in Sales, Recruiting und Operations. Was Du NICHT bei uns machst reine Kalenderpflege passives Abarbeiten von To dos nur administrative Assistenz "Sag mir einfach, was ich tun soll" Qualifikation Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf.

Darum lohnt es sich

VIAMA unterstützt Geschäftsführer und mittelständische Unternehmen dabei, in Themen wie NIS2, Informationssicherheit, Compliance und Governance Klarheit, Struktur und Entscheidungsfähigkeit aufzubauen. Du koordinierst Themen eigenständig mit Kunden, Partnern und Team.

Wir suchen Menschen mit: Ownership Geschwindigkeit Struktur Kommunikationsstärke Mitdenken hoher Selbstständigkeit Lust auf Verantwortung unternehmerischem Interesse Du musst keine Expertin oder kein Experte für Informationssicherheit sein. Aber Du musst verstehen wollen, wie das Unternehmen funktioniert und wo Du konkret Wirkung erzeugst.

So arbeitest Du erfolgreich bei VIAMA Du passt gut zu uns, wenn Du: Probleme aktiv ansprichst Verantwortung nicht wegdelegierst bei Unsicherheit nicht passiv wirst gerne Dinge organisierst UND vorantreibst mit schnellen Veränderungen umgehen kannst Initiative selbstverständlich findest Dich wohlfühlst, wenn nicht alles perfekt vorgegeben ist Das solltest Du mitbringen Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift Strukturierte und professionelle Kommunikation Sicherer Umgang mit digitalen Tools Eigenständige Arbeitsweise Interesse an Sales, Business Operations und Unternehmensentwicklung Erfahrung in Assistenz, Operations, Projektsteuerung, Recruiting, Sales Operations oder Kundenkommunikation ist hilfreich.

Nicht Assistenz. Sondern operative Entlastung. Wir suchen keine klassische Assistenz. Wir suchen jemanden, der Verantwortung zieht. Jemanden, der Dinge erkennt, bevor sie eskalieren. Du hältst ihm operativ den Rücken frei. Das bedeutet konkret: Du erkennst offene Schleifen und schließt sie aktiv.

Du bereitest Entscheidungen vor statt Termine zu koordinieren. Du treibst Follow ups, Angebote und Kommunikation aktiv voran. Du denkst unternehmerisch mit und verstehst, wo gerade der größte Hebel für VIAMA liegt. Viel wichtiger ist aber Deine Haltung.

Wenn Du aber Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Dinge wirklich mitzugestalten und operativ Wirkung zu erzeugen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.