Das ist der Job
Ihre Aufgaben...
Das brauchst du
Sie koordinieren administrative Abläufe, setzen Prioritäten und tragen zu einer effizienten Zusammenarbeit bei:
• Proaktive Unterstützung des Vice President und Führungsteams bei der Planung und Organisation des Tagesgeschäfts
• Eigenständige Koordination von Kalendern, Terminen, Prioritäten und Geschäftsreisen
• Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Aufbereitung von Informationen, Präsentationen, Berichten, Korrespondenz und weiteren Geschäftsdokumenten
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Führungskräftesitzungen inklusive bereichsübergreifender Abstimmung
• Unterstützung bei Dienstreisen, Einkauf, Onboarding-Prozessen, Abwesenheitsmanagement sowie vertraulicher Umgang mit geschäftlichen und personenbezogenen Informationen
Ihre Qualifikationen...
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsqualifikation, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbar (z.B. als Kaufmann (m/Nb/o/w/D) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/Nb/o/w/D), Kaufmann (m/Nb/o/w/D) für Groß- und Außenhandelsmanagement, Fachwirt (m/Nb/o/w/D) oder Betriebswirt (m/Nb/o/w/D)
• Einschlägige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Kollaborationstools
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Alle Gender willkommen!
Wichtig: Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich!
Darum lohnt es sich
Als Executive Assistant (m/Nb/o/w/D) sind Sie die zentrale organisatorische Unterstützung des Vice President des Innovation Centers Berlin und des Führungsteams.
