Executive Assistant (m/w/d)

Das ist der Job

Ihre Aufgaben Wir suchen keine gewöhnliche Assistenz.

Dein Job ist es, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen vorzubereiten, nicht nur auszuführen. • Kommunikation & Follow‑Through – E‑Mail Inbox & Slack Triage; eskaliere nur das Erforderliche. • Setze Maßnahmen um, die aus Nachrichten entstehen. • Bereite Entscheidungen so vor, dass der CEO sie in unter zwei Minuten verstehen kann. • Logge jede Aufgabe in einer zentralen Datenbank (z.

Notion) mit Status und Follow‑up‑Datum. • Führe ein tägliches morgendliches Briefing durch zur Synchronisation der Prioritäten. • Wähle den optimalen Zeitpunkt für Anfragen, damit sie nicht mit High‑Focus‑Momenten konkurrieren. • Business Operations / Projekte – repetitive Aufgaben und situative Projekte: Recherche neuer Software/Anbieter, erste Gespräche, Begleitung der Evaluation bis Vertragsabschluss. • Finance & Legal – KI‑basierte Vertrags‑Vorprüfung, kritische Klauseln flaggen, monatlicher Asset‑Tracking‑Übersicht. • Kommunikation – erste Kontakte mit Team, Anwälten, Steuerberatern. • Sales & Marketing – E‑Mail‑Follow‑up nach Sales‑Calls, Angebotserstellung, Metric‑Tracking, solange einer der Geschäftsführer noch im Vertrieb tätig ist. • Termine – komplette Terminverwaltung der Geschäftsführung (Vereinbarungen, Rescheduling, Anfragen). • Personal Life & Household Logistics – Verwaltung privater Rechnungen, Einkaufskontrolle, Retouren, Koordination Haushaltsdienstleister, Handwerker und KFZ‑Wartung. • Travel Management – umfassende Checklisten pro Reise, Flüge und Hotels buchen, lokale Annehmlichkeiten buchen, Packlisten pflegen, Jahresreisekalender verwalten.

Das brauchst du

Du wirst die rechte Hand von zwei Agency‑Gründer/Gen. „Du bist der operative Architekt hinter dem Leben der Gründer – sowohl geschäftlich als auch privat.“ Dein Ziel ist es, die Zeit der Geschäftsführer zu "zurückkaufen": du reduzierst Komplexität, stellst Entscheidungen auf, die in unter zwei Minuten verstanden und mit Ja/Nein beantwortet werden können, und sorgst dafür, dass die volle Aufmerksamkeit auf High‑Leverage‑Tasks gerichtet bleibt.

Darum lohnt es sich

Warum wir – Was wir Dir bieten • Sicherer Arbeitsplatz und unbefristete Übernahme. • Familiäre, kollegiale Arbeitsatmosphäre, monatliches Team‑Lunch, Team‑Events, Messen und Vorträge. • Faire Vergütung, vermögenswirksame Leistungen, attraktive Gehaltsmodell. • Modernes Büro in Düsseldorf Pempelfort, höhenverstellbare Tische, beste Apple‑Hardware. • Stetige Weiterbildung und Karrierechancen, Wachstum um 100 % jährlich. • Attraktive Zusatzleistungen: Teamessen, Firmen‑Events, Messen, Vorträge und Veranstaltungen.

Dann bewirb dich noch heute und werde Teil unseres Teams. Wenn du extrem organisiert, proaktiv und detailverliebt bist, aber gleichzeitig den Drive hast, Dinge eigenständig zu lösen, ist das deine Rolle. Deine Mission: Das Betriebssystem der Geschäftstführer.

Ihr Profil • Optional: Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder Projektmanagement. • Bereit, fünf Tage die Woche im Office zu arbeiten. • Hoch organisiert und strukturiert. • Deutsche Sprache einwandfrei in Schrift und Wort; Englisch fließend sprechen und schreiben. Du erkennst dich wieder – Bewirb dich jetzt!

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