Executive Assistant Direktion (m/w/d)

Das ist der Job

Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z.

Ihre Aufgaben & Verantwortung Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern) Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische Ablage HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung Koordination externer Partner (z.

Darum lohnt es sich

Stellenangebot #30693 Forschung, Bildung und Lehre in Bayern Executive Assistant Direktion (m/w/d) Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in Bayern Das Forschungsinstitut in Bayern Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet.

Ihre Rolle als Executive Assistant Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium.

Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.

Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien Backup für das Office-Team Das Vertragsangebot Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit Interesse an dieser Stelle?

Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement).

Als Personalberater sind wir exklusiv mit der Betreuung dieses Stellenangebotes beauftragt. Interessiert? Dann senden Sie uns Ihren Lebenslauf und Ihr Motivationsschreiben als PDF an bewerbung@kontrast-gmbh.de . Wir melden uns bei Ihnen mit weiteren Details. Für Sie als Bewerber/in ist unsere Dienstleistung selbstverständlich kostenfrei!

Ihre Bewerbung bitte an bewerbung@kontrast-gmbh.de . Kontrast Personalberatung GmbH • Banksstr 6 • 20097 Hamburg • Referenz: 30693 • Stand: 23.07.2026