Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Das ist der Job

Deine Aufgaben • Vorbereitung und Koordination der Payroll • Prüfung, Verarbeitung und Ablage von Rechnungen und Belegen • Erstellung und Pflege strukturierter Daten für Finance-Reportings und Monatsabschlüsse • Vorbereitung von Überweisungen und Zahlungsprozessen • Priorisierung von Anfragen und Organisation im Tagesgeschäft der Geschäftsführerin • Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen wie Company Updates • Management von Kalendern, Terminen, Reisen und Kommunikation (Telefon & Email) • Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten • Pflege und Verwaltung von Verträgen und internen Dokumenten • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden in Abstimmung mit HR • Schnittstelle zu externen Dienstleistern und Ansprechpartnern • Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse Das bringst du mit • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle • Erfahrung mit finanz-nahen und administrativen Prozessen wie Rechnungen, Payroll-Vorbereitung oder Reporting • Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise • Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion • Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z.

Das brauchst du

Im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens können KI-gestützte Systeme eingesetzt werden, um die Bewertung der Bewerber anhand von Faktoren wie Berufserfahrung, fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen zu unterstützen sowie um während der Vorstellungsgespräche Notizen zu erstellen.

Darum lohnt es sich

Deine Rolle In dieser Schlüsselfunktion sicherst du die Qualität unserer Kernprozesse, unterstützt die Geschäftsführung operativ und stellst sicher, dass neue Mitarbeitende strukturiert im Unternehmen ankommen.

Google Workspace, Notion, Slack) sowie hohe Affinität zu strukturiertem, datenbasiertem Arbeiten • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus • Lust daran, in einem wachsenden Umfeld aktiv mitzugestalten und Dinge voranzubringen Was dich bei uns erwartet • Verantwortung ab Tag 1 – Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst zentrale Verantwortung für operative und finanzielle Prozesse. • Strukturaufbau statt Standardprozesse – Du hilfst aktiv dabei, administrative und finanzielle Abläufe für unser wachsendes Deutschland-Team aufzubauen und zu verbessern. • Wachstum mitgestalten – Wir befinden uns mitten in einer intensiven Wachstumsphase – du bist von Anfang an dabei. • Flexibles Arbeiten – Hybrides Arbeiten (1 Tag/Woche vor Ort in München ist präferiert), moderne Büros in München und Berlin, sowie 30 Tage Urlaub. • Moderne Ausstattung – Wahl zwischen Apple und Windows Hardware, Firmenhandy, BahnCard 25 und allen notwendigen Tools. • Sinnstiftende Mission in der Arbeitsmedizin – Wir gestalten die Zukunft der Prävention und Arbeitsmedizin und verbessern die Gesundheit von Millionen von Arbeitnehmenden. • Kurze Entscheidungswege, hohe Eigenverantwortung und viel Raum für eigene Ideen • Vielfalt und Inklusion – Wir fördern ein offenes, respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden.

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Stellendetails: Arbeitsort: München. Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag). Befristung: unbefristet. Angebot: Arbeit. Durch gezielten Tooleinsatz und Prozessautomatisierung steigerst du die Effizienz im Tagesgeschäft.

Die Rolle ist operativ sehr nah an der Geschäftsführung und bietet viel Eigenverantwortung in einem Umfeld, in dem Strukturen noch aufgebaut werden. Die gesamte Verarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutz-, KI-Governance- und Arbeitsgesetzen.

In allen Phasen wird eine menschliche Überprüfung gewährleistet, und die endgültigen Einstellungsentscheidungen werden von Menschen getroffen. Die im Rahmen dieser Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Bei padoa respektieren wir grundlegende Datenschutzrechte.

Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).