Executive Assistant (all genders) – Assistenz der Geschäftsführung

Du bist umsetzungsstark, bringst Struktur ins Tagesgeschäft und bleibst dran, bis Aufgaben erledigt sind. Als Executive Assistant bei Better Sell Online arbeitest du direkt mit unseren Gründern Jan und Henry zusammen und hältst ihnen im Alltag den Rücken frei. Du übernimmst organisatorische und kaufmännische Aufgaben und schaffst damit Zeit für Kunden, Partnerschaften und die Weiterentwicklung von BSO.

Festanstellung in Vollzeit. Start ab sofort. Arbeitsort: Hannover mit Remote-First-Kultur und einem modernen Büro an der Podbi.

Deine Aufgaben

• Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei: Du koordinierst Kalender und Postfächer, beantwortest Standardanfragen und bereitrest Meetings vor und nach. Aufgaben und Zusagen hältst du nach, bis sie erledigt sind.
• Du bringst Struktur in unseren Vertrieb: Du pflegst HubSpot, hältst nächste Schritte nach und kontaktierst Interessierte nach verpassten Terminen. Standardangebote bereitrest du aus Vorlagen vor, versendest sie nach Freigabe und behältst Rückmeldungen und Unterschriften im Blick.
• Du organisierst den Start neuer Kunden: Du koordinierst Fragebögen, Zugänge, Freigaben und Termine für Setup und Kick-off. Du legst gemeinsame Ordner und Slack-Channels an und sorgst für eine nachvollziehbare Übergabe an unser Projektteam.
• Du hältst unser Backoffice am Laufen: Du erstellst Rechnungen, prüfst offene Posten und fasst ausstehende Zahlungen nach. Belege und Reisekosten bereitrest du für die Buchhaltung vor, klärst Rückfragen und behältst wichtige Vertragsfristen im Blick.
• Du planst und koordinierst unsere Marketing‑Maßnahmen: Du stimmst Themen und Prioritäten mit Jan und Henry ab, koordinierst die Umsetzung mit unserem Team und externen Partnern und behältst Termine, Zuständigkeiten und Freigaben im Blick.
• Du organisierst Reisen und Events: Von der Geschäftsreise über Crew‑Events und unsere Workation bis zum Messeauftritt koordinierst du Termine, Buchungen, Dienstleister und Abläufe innerhalb vereinbarter Budgets. Du pflegst Partnerkontakte und koordinierst die vereinbarte Nachbereitung von Veranstaltungen.
• Du machst Abläufe verlässlich: Du dokumentierst Aufgaben und Prozesse mit klaren Zuständigkeiten und Fristen, verbesserst Checklisten und bereitrest offene Entscheidungen mit einem konkreten Lösungsvorschlag vor.

Das bringst du mit

• Du hast vergleichbare Aufgaben bereits eigenständig verantwortet, zum Beispiel in der Assistenz, im Vertriebsinnendienst oder in der kaufmännischen Organisation.
• Du kennst das kaufmännische Tagesgeschäft: CRM‑Pflege, Angebote, Rechnungsstellung, offene Posten und vorbereitende Buchhaltung gehören zu deiner bisherigen Praxis.
• Du bist gut organisiert und kannst mehrere Themen gleichzeitig planen. Du hast Erfahrung mit Kalendern und Postfächern, setzt Prioritäten und bleibst auch bei wiederkehrenden Aufgaben sorgfältig.
• Du kommunizierst klar und verbindlich auf Deutsch und Englisch, schriftlich und telefonisch. Du fasst freundlich nach, auch gegenüber Kunden, Partnern und unserer Geschäftsführung.
• Du bist umsetzungsstark und übernimmst Verantwortung: Du packst im Tagesgeschäft mit an, fasst konsequent nach und bringst Aufgaben zuverlässig zum Abschluss. Fehlende Informationen beschaffst du eigenständig, unklare Prioritäten sprichst du offen an. Mit Zahlen, Verträgen und persönlichen Informationen gehst du diskret um.
• Du arbeitest sicher mit digitalen Tools: Du organisierst Aufgaben, Termine und Informationen nachvollziehbar und arbeitest dich zügig in neue Anwendungen ein. Erfahrung mit HubSpot, Google Workspace, Asana, Slack oder KI‑Tools wie Claude ist ein Plus. Agentur‑ oder E‑Commerce‑

Erfahrung ist ebenfalls hilfreich.

So arbeitest du mit uns

Du übernimmst deine Aufgaben Schritt für Schritt und bekommst eine strukturierte Einarbeitung. Wir stimmen Zuständigkeiten, Prioritäten und Entscheidungsbefugnisse gemeinsam ab. Danach setzt du die vereinbarten Aufgaben eigenständig um und hältst uns über Fortschritte und offene Entscheidungen auf dem Laufenden. Deine Ideen für bessere Abläufe sind willkommen.

Das bieten wir dir

• Remote‑First‑Kultur und modernes Büro an der Podbi in Hannover.
• Vertrauensbasierte und flexible Arbeitszeiten.
• 30 Urlaubstage bei einer Fünf‑Tag‑Woche.
• Hansefit‑Mitgliedschaft und Jobbike.
• Faire Vergütung und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Direkte Zusammenarbeit mit Jan und Henry und Verantwortung für deinen Aufgabenbereich.
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flache Hierarchien, wertschätzender Umgang und Raum für eigene Ideen.
• Motiviertes, interdisziplinäres Team und gemeinsame Aktivitäten und Events.
• Spannende Projekte renommierter Kunden.
• Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
• Kostenfreie Getränke, Kaffee und Snacks.

Über Better Sell Online

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