Executive Assistant

Das ist der Job

Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung!

Darum lohnt es sich

Sie schätzen eine vielseitige Position, in der Sie sowohl ein kleines Team als auch zwei Partner unterstützen und gleichzeitig zentrale Office-Prozesse koordinieren? Dann könnte dies Ihre nächste spannende Herausforderung sein.

Für ein dynamisches, wachstumsorientiertes Unternehmen im Finanzumfeld in München suchen wir eine engagierte Team & Executive Assistant / Office Coordinator (m/w/d).

In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie ein rund 15-köpfiges Team sowie zwei sehr selbstständig arbeitende Partner und sorgen für professionelle, gut strukturierte Abläufe im Büroalltag.

Ihre Aufgaben • Sie unterstützen das Team sowie zwei Partner bei klassischen organisatorischen und administrativen Aufgaben • Sie koordinieren Reisebuchungen, Reisekostenabrechnungen und ausgewählte Termine • Sie verantworten zentrale Office-Themen – von Bestellungen und Büroorganisation bis zur Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds • Sie begleiten perspektivisch den geplanten Büroumzug und unterstützen bei der organisatorischen Umsetzung • Sie erstellen, aktualisieren und verwalten interne Prozesse, Richtlinien und Dokumentationen und behalten offene Themen zuverlässig im Blick • Sie unterstützen bei administrativen HR-Themen, insbesondere im Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Bestellung von IT-Equipment • Sie koordinieren IT-Themen in enger Zusammenarbeit mit dem externen IT-Dienstleister • Sie übernehmen die Rechnungsprüfung, bereiten Zahlläufe vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung • Sie sorgen für eine strukturierte digitale und physische Ablage • Sie unterstützen bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen sowie beim Drucken und Binden von Unterlagen • Sie organisieren interne Lunches und perspektivisch auch ausgewählte Investorenveranstaltungen • Bei Interesse bringen Sie sich in die Weiterentwicklung AI-gestützter Arbeitsprozesse ein • In einem kleinen, dynamischen Team unterstützen Sie flexibel dort, wo Sie gebraucht werden – pragmatisch, serviceorientiert und mit einem guten Gespür für Prioritäten Ihr Profil • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation • Mehrjährige Berufserfahrung in der Team- oder Executive Assistance, im Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Position • Erfahrung in einem anspruchsvollen und serviceorientierten Umfeld, gerne im Professional-Services-, Finance-, Private-Equity-, Investment- oder Beratungsumfeld • Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise • Freude an einer vielseitigen Rolle, die klassische Assistenzaufgaben mit Office Management und administrativen Schnittstellenthemen verbindet • Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, Themen eigenständig zu priorisieren, nachzuhalten und zuverlässig umzusetzen • Sicherer Umgang mit Zahlen und administrativen Prozessen • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel • Professionelles Auftreten, Diskretion, Teamgeist und ein ausgeprägter Servicegedanke • Interesse an digitalen Tools und modernen, AI-gestützten Arbeitsweisen ist willkommen Was Sie erwartet • Eine vielseitige Position mit einer gelungenen Kombination aus Team- und Partnerassistenz, Office Management und administrativen Schnittstellenthemen • Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum • Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und neue Themen zu übernehmen • Ein modernes, professionelles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen • Ein attraktives Vergütungspaket, 30 Tage Urlaub sowie weitere Benefits • Eine zentrale Lage in München Interesse geweckt?

Über ALIKE Consulting ALIKE Consulting ist spezialisiert auf die Vermittlung von Positionen in den Bereichen Assistenz, Empfang und Office Management im Professional- und Financial-Services-Umfeld – vom Global Player bis zum erfolgreichen Mittelstandsunternehmen in Frankfurt und München.

Executive Assistant & Office Coordinator (m/w/d) | Finanzumfeld | München Sie sind ein echtes Organisationstalent, behalten auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick und sorgen gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert?

Senden Sie Ihre Unterlagen direkt an: Cornelia Murer cm@alike-consulting.de +49 176 7093 5395 Ich begleite Sie persönlich durch den gesamten Bewerbungsprozess. Wir sind Matchmaker – und finden die Stelle, die zu Ihnen passt. GREAT MINDS THINK ALIKE