Executive and Personal Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management

Du willst in einer Umgebung arbeiten, in der Qualität, Zeit für den Patienten und medizinische Exzellenz im Vordergrund stehen? Für unsere Patienten suchen wir einen motivierten und engagierten Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie (m/w/d) in unserer hoch angesehen Privatpraxis in Freiburg.

Diese exklusive Praxis bietet dir die Möglichkeit, auf höchstem Niveau zu arbeiten, individuelle Patientenbetreuung zu leben und dabei von einer erstklassigen Infrastruktur zu profitieren.

Deine Aufgaben Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz Deine Mission ist es, der Geschäftsführung den Rücken vollständig freizuhalten und unsere administrativen Bereiche auf ein neues Exzellenz-Level zu heben.

Du trägst die große Verantwortung für die Bereiche Finanzen, Operations und Personalmanagement (HR). Du bist nicht nur für die operative Durchführung verantwortlich, sondern agierst als Architekt unserer administrativen Workflows.

Dein Ziel ist es, diese Bereiche in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unseren KI-Spezialisten konsequent zu strukturieren, zu systematisieren, zu optimieren und maximal zu automatisieren. • Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV.

Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z.B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch eiserne Struktur. • KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software-Lösungen (wie z.B.

GetMyInvoice), um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren. • Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer.

Du hältst uns administrativ komplett den Rücken frei: • Business Operations : Du managst proaktiv unsere Kalender und die E-Mail-Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner.

Du agierst in der Kommunikation stets professionell und in unserem Sinne. • Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl.

Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung). • Entlastung als Prinzip: Egal ob geschäftlich oder privat - du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To-do“ werden. Kannst du ein spezifisches Thema einmal nicht sofort lösen?

Kein Problem – bei Unklarheiten (z.B. bei Versicherungsfragen) recherchierst du selbstständig, nutzt die direkten Kommunikationswege effizient und präsentierst uns fertige Lösungswege statt offener Fragen.

Das bringst du mit

• Du bist ein absolutes Organisationstalent mit kaufmännischem Background (oder vergleichbarer Erfahrung in der Buchhaltung/Assistenz) und einer großen Leidenschaft für digitale Effizienz. Besonders wichtig ist uns dein Mindset
• Herausragendes Selbstmanagement & Resilienz: Du verfügst über fest verankerte Werkzeuge und Routinen, um dich selbst auch in stressigen Phasen optimal zu regulieren
• Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich tiefgehend für Peak-Performance-Konzepte und hast den starken inneren Antrieb, jeden Tag dazu zu lernen und dich persönlich weiterzuentwickeln. Cool, wir haben das auch und machen sogar vieles gemeinsam als Team
• Technologie- & KI-Affinität: Du wendest KI (wie ChatGPT/Claude/Gemini) bereits aktiv in deinem Alltag an und hast große Freude daran, dich in neue technische Systeme einzuarbeiten
• Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest äußerst präzise, eigenständig und zu 100% verlässlich. Halbe Sachen gibt es bei dir nicht

Das bieten wir dir

• In unserer modernen Privatpraxis Orthopassion bekommst du nicht einfach einen Job. Du bekommst ein Umfeld, das dich wachsen lässt
• Modernes Arbeitsumfeld Du arbeitest in einer der innovativsten Privatpraxen Freiburgs — mit digitalen Prozessen, KI-Tools im Alltag und einer Struktur, die dir Raum lässt, wirklich gut zu arbeiten
• Wertschätzung und Teamkultur: Du wirst Teil eines eingespielten und kollegialen Teams von Experten, das sich gegenseitig unterstützt und Wert auf eine positive, wertschätzende Arbeitsatmosphäre legt
• Attraktive Vergütung: Wir bieten dir ein attraktives Gehaltspaket, das deiner Expertise und deinem Engagement gerecht wird
• Fokus auf Weiterbildung: 5 voll bezahlte Fortbildungstage pro Jahr. Zahlreiche interne Weiterbildungsmöglichkeiten sowie aktive Unterstützung in Persönlichkeitsentwicklung & Kommunikationstraining (z.B. Besuch jährlicher Events wie Tony Robbins)
• Interne AI-Trainings: Zugang zu unseren exklusiven internen KI-Schulungen sowie die Teilnahme an innovativen Team-Hackathons
• Team-Spirit & Events: Gemeinsame Erlebnisse: Sport (Freiburg-Marathon, B2B-Run, Golfkurs), saisonale Events (Spargelessen, Caipirinha-Party, Glühwein-Advent, Neujahrs-Kochkurs) & kreative Highlights (z.B. Filmdreh-Events)
• Erholung & Sicherheit: 30 Tage Urlaub bei 12 Monatsgehältern. Eine strukturierte Jahresplanung sichert deine Erholung und Fortbildung
• Wachstumsorientiertes Umfeld: Wir pflegen ehrliches Feedback, tiefe und anregende Gespräche und absolute Professionalität ohne veraltete Hierarchien. Wir haben die Vision, als führender Anbieter im Bereich der regenerativen Orthopädie, der Osteopathie und der Bewegungsmedizin der Patienten eine umfassende, moderne und höchst qualitative Versorgung zu bieten. Wir leben das CANEI Prinzip (Continuous and Never-Ending Improvement) und bilden uns kontinuierlich weiter, um am Puls der Zeit zu bleiben und die Prozesse ständig weiter zu verbessern. Unser gemeinsames Ziel ist es, den Patienten ein schmerzfreies und aktives Leben zu ermöglichen und gleichzeitig ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich jeder Mitarbeiter wohlfühlt und sowohl seine Persönlichkeit als auch seine beruflichen Fähigkeiten stetig weiterentwickeln kann. Warum diese Stelle perfekt für dich ist: Du bekommst die Möglichkeit, Teil einer Praxis zu werden, die anders denkt: systematisch, zukunftsorientiert und mit echtem Rückhalt für jeden im Team. Bei Orthopassion verbindest du berufliches Wachstum mit einer Arbeitsumgebung, in der du wirklich gebraucht wirst — und das spürst. Haben wir dein Interesse geweckt? Wenn du als Executive Assistant in einem Umfeld arbeiten möchtest, in dem Verlässlichkeit, Exzellenz und echtes Mitdenken an erster Stelle stehen, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Wir begleiten dich persönlich durch den Prozess — und zeigen dir, warum Orthopassion mehr ist als ein Arbeitsplatz