Erfahrene Vorstandsassistenz / Vorstandssekretariat (m/w/d) 20.08.2026 Bünder Str. 15, 32051 Herford

Das ist der Job

Für unser Vorstandssekretariat in der Hauptverwaltung suchen wir ab sofort eine tatkräftige Unterstützung.

Das brauchst du

Erfahrene Vorstandsassistenz / Vorstandssekretariat (m/w/d) in Vollzeit, unbefristet Das bringen Sie mit • Qualifikation & Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der direkten Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz/Sekretariat kombiniert mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, einer vergleichbaren Qualifikation oder einem BWL-Studium • IT-Kenntnisse: Fundierte MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) • Persönlichkeit: Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte soziale Kompetenz • Arbeitsweise: Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion Über uns Die Evangelische Diakoniestiftung Herford mit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 16 verschiedenen Einrichtungen, Beratungsstellen und Angeboten engagiert sich in den Bereichen der teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford.

Darum lohnt es sich

Ihr Aufgabenbereich • Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke • Versicherungsmanagement: Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge • Dokumenten- und Aktenverwaltung: Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation • Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern • Empfangs- und Telefonzentrale: Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen • Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung: Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister Das bieten wir Ihnen • 30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage), eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2.

Beschäftigungsjahr) • Fahrradleasing über Lease a Bike • Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung • Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter • Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre Ihr direkter Kontakt bei Rückfragen: Meike Schrage (Personalrecruiting), Tel.0 52 21 - 91 49-29 karriere@diakoniestiftung-herford.de