Assistenz der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung / Executive Assistant to the Scientific Director (m/w/d)

Das ist der Job

Sie steuern Termine und Abläufe, koordinieren interne und externe Abstimmungen und sorgen dafür, dass Informationen, Aufgaben und Prioritäten effizient bearbeitet werden. Die Position vereint anspruchsvolle Koordinations­aufgaben auf Leitungs­ebene mit den klassischen Aufgaben einer professionellen Assistenz.

Das brauchst du

Dabei verbinden Sie organisatorisches Geschick mit einem hohen Dienstleistungs­verständnis, denken vorausschauend und stellen sicher, dass auch in einem dynamischen Umfeld alles zuverlässig funktioniert.

Darum lohnt es sich

Das Center for the Transformation of Chemistry (CTC) ist ein neu gegründetes Großforschungs­zentrum mit dem Ziel, die Chemie für eine nachhaltige und kreislauf­orientierte Zukunft neu zu denken.

Mit einer langfristigen Förderung von Bund und Ländern entsteht in Mitteldeutschland ein international sichtbares Forschungs­zentrum, das exzellente Forschung, Technologie­transfer und gesell­schaftliche Wirkung miteinander verbindet.

Ihre Aufgaben Organisation und Priorisierung des Tages­geschäfts der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung Koordination von Terminen, Besprechungen, Dienst­reisen und Besucher­programmen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienst­reisen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Gremien­sitzungen und Delegations­besuchen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Briefings, Gesprächs­unterlagen und Protokollen Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vereinbarungen sowie Unterstützung bei deren Umsetzung Abstimmung mit internen und externen Ansprech­partnern und eigenständige Koordination von Informations- und Kommunikations­prozessen Vorbereitung und Bearbeitung der Korrespondenz der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung Organisation und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste und DelegationenUnterstützung bei Veranstaltungen, Projekten und weiteren institutsweiten Initiativen Pflege von Übersichten, Dokumentationen und relevanten Datenbeständen Über­nahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im Umfeld der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung Wöchentliche Präsenztermine am Hauptsitz in Delitzsch Ihr Profil Qualifikation und Berufs­erfahrung Erfolgreich abgeschlossenes Hochschul­studium oder eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs­bezogene oder vergleichbare Berufs­ausbildung mit einschlägiger Berufs­erfahrung Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management-, Projekt­koordinations- oder vergleichbaren Funktion Erfahrung in der Unterstützung von Führungs­kräften oder Leitungs­ebenen Erfahrungen im Umfeld von Wissenschaft, Hochschulen, Forschungs­einrichtungen, öffentlicher Verwaltung oder vergleichbaren Organisationen sind von Vorteil Kenntnisse und Fähigkeiten Ausgeprägtes Organisations­vermögen und die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen Zuverlässige, strukturierte und vorausschauende Arbeits­weise Hohe Service­orientierung, Diskretion und Verantwortungs­bewusstsein Ausgeprägte Kommunikations­fähigkeit und sicheres Auftreten gegenüber unter­schiedlichen Ansprech­partnern Bereitschaft, sowohl koordinierende Aufgaben auf Leitungs­ebene als auch klassische Assistenz- und Office-Management-Aufgaben mit gleicher Professionalität zu übernehmen Hands-on-Mentalität sowie Freude an einem dynamischen Umfeld im Aufbau Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Teams Fließende Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich Wir bieten Eine verantwortungsvolle Vertrauens­position in unmittelbarer Zusammenarbeit mit der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung Die Möglichkeit, den Aufbau eines neuen Forschungs­zentrums mitzugestalten Ein internationales, innovatives und wissenschaftsnahes Arbeits­umfeld Kurze Entscheidungswege und ein hohes Maß an Gestaltungs­spielraum Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in die strategische Entwicklung einer wachsenden Forschungs­einrichtung Zusammenarbeit mit führenden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungs­möglichkeiten Vergütung nach TVöD Bund entsprechend Qualifikation und Berufs­erfahrung Die Sozial­leistungen des öffentlichen Dienstes einschließlich Jahres­sonderzahlung, betrieblicher Alters­vorsorge (VBL) und 30 Tagen Urlaub Zuschuss zum Deutschland­ticket Das CTC strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt.

Dann freut sich unser Personalteam auf Ihre aussage­kräftige Bewerbung inklusive Motivations­schreiben, die Sie bitte über unser Online-Bewerbungsmanagement-Tool einreichen.

Erfahren Sie mehr über das CTC und unsere Mission unter:www.ctc-germany.org Schließen Sie sich uns an und gestalten Sie die Zukunft der Chemie mit – setzen Sie nachhaltige Impulse!

Das CTC sucht ab sofort für den Standort in Leipzig eine Assistenz der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung / Executive Assistant to the Scientific Director (m/w/d) Bewerbung bis 16.08.2026 Arbeitsbeginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Arbeitsumfang: Voll-/Teilzeit Als Organisation im Aufbau bieten wir die Möglichkeit, Strukturen, Prozesse und eine neue Forschungs­kultur aktiv mitzugestalten.

Dafür suchen wir Menschen, die Verantwortung übernehmen, pragmatisch handeln und gemein­sam mit uns etwas Neues aufbauen möchten. Als Assistenz der Wissenschaftlichen Geschäfts­führung unterstützen Sie in allen organisatorischen und operativen Belangen des Tages­geschäfts.

Sie arbeiten eng mit wissenschaftlichen Führungs­kräften, administrativen Bereichen sowie Partnern aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesell­schaft zusammen. Sie fühlen sich sowohl bei der Vorbereitung wichtiger Termine und Präsentationen als auch bei der Organisation von Dienst­reisen oder der Bearbeitung von Korrespondenz in Ihrem Element.

Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Unser Ziel ist es, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwer­behinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner möchten wir den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind.

Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Haben wir Ihr Interesse geweckt?