Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d)

Das ist der Job

Verantwortlichkeiten • Aktive Termin‑Regie: du koordinierst und steuerst die Kalender vorausschauend und setzt Prioritäten selbstständig. • Ergebnisorientierte Meeting‑Vorbereitung: du organisierst Besprechungen so, dass alle Unterlagen bereitstehen und die Geschäftsführung direkt arbeitsfähig ist. • Souveräne Korrespondenz: du bearbeitest Post- und Mailverkehr eigenständig und entscheidest, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit benötigen. • Reisemanagement aus einer Hand: du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) komplett eigenverantwortlich. • Event‑Support: du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. • Kommunikations‑Drehscheibe: als erste Ansprechperson für interne und externe Partner kommunizierst du sicher und verbindlich im Namen der Geschäftsführung. • Recherche & Entscheidungsvorlagen: du führst Analysen eigenständig durch und bereitest Ergebnisse als klare Grundlage für Entscheidungen auf. • Projekt‑Organisation: du hältst bei Projekten die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass Deadlines ohne Nachfassen eingehalten werden. • Sicherer Umgang mit Finanzen: du bearbeitest Abrechnungen gewissenhaft und behältst Ausgaben sowie die Rechnungsstellung proaktiv im Auge.

Das brauchst du

In dieser Rolle bist du weit mehr als eine klassische Assistenz – du bist die operative Schaltzentrale, die den CEO und den Vice President Rücken freihält. Qualifikationen • Fundament: du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z.

BWL) erfolgreich abgeschlossen. • Erfahrung: du hast bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem du direkt die Geschäftsführung unterstützt hast. • Mindset: du wartest nicht auf Anweisungen, denkst mit, siehst, was zu tun ist, und erledigst Dinge eigenständig und lösungsorientiert. • Gespür für Dringlichkeit: du weißt sofort, was Priorität hat und was warten kann. • Kommunikation: du trittst sicher auf und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich). • Arbeitsweise: du bist top‑organisiert, arbeitest strukturiert und hast ein ausgezeichnetes Zeitmanagement. • Tools: du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast Spaß an der Arbeit mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit.

Darum lohnt es sich

Arbeitsbedingungen Stunden: 40 Stunden, Vollzeit Standort: Aachen Benefits • Sport & Gesundheit: bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club. • Mobilität: Möglichkeit, ein Business Bike über das Gehalt zu leasen. • Betriebliche Altersvorsorge. • Urlaub: 30 Tage. • Dog‑Friendly Office: hundefreundliches Büro. • Flexibles Arbeitszeitmodell mit mobilem Arbeiten und Workation.

Dein Ziel ist die maximale Entlastung durch eigenverantwortliches Handeln und vorausschauende Organisation. Interesse? Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bei Fragen zur Position kannst du unsere HR‑Business‑Partnerin Fatima über kontaktieren.