Assistent / Assistentin des Geschäftsführers

Das ist der Job

Aufgabenbereiche /h3 ulliSekretariats- und Organisationsaufgaben; selbständige Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Statistiken sowie eigenständige oder stichwortbasierte Korrespondenz auf Deutsch, Englisch und Französisch (Italienisch von Vorteil) /li /ul ulliFührung der einfachen Buchhaltung (Fakturierung, Zahlungsverkehr, Kontierung) inklusive Quartals- und Jahresabschlüssen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung der jährlichen Revision /li /ul ulliOrganisation und Vorbereitung von Tagungen und Events im In- und Ausland sowie von Vorstands- , Vorstandsausschuss- und KommissionssitzungenSelbständige Protokollführung bei Vorstands- und Kommissionssitzungen, hauptsächlich in Englisch /li /ul ulliOrganisation von Auslandsreisen für Geschäftsführer, Präsident und weitere Teammitglieder /li /ul ulliKompetenter persönlicher, telefonischer und schriftlicher Kontakt zu den Landesorganisationen und deren Mitgliedern auf Deutsch, Englisch und Französisch /li /ul ulliÜbersetzung von Korrespondenz, Einladungen, Traktandenlisten und Berichten nach Bedarf, selbständig oder in Zusammenarbeit mit Übersetzungsdiensten /li /ul ulliMithilfe beim Auf- und Ausbau sowie bei der Pflege von Informationsdatenbanken /li /ul ulliSelbständige Bearbeitung von Spezialprojekten und -aufgaben nach Neigung und Eignung /li /ul ulliStellvertretung für Teamkolleginnen und -kollegen von AVIA INTERNATIONAL sowie bei Bedarf für das Team der AVIA Vereinigung Schweiz (Bürogemeinschaft mit AVIA INTERNATIONAL) /li /ul h34.

Das brauchst du

Anforderungsprofil /h3 ulliKaufmännische Grundausbildung mit gutem Abschluss; Berufserfahrung ist von Vorteil, wird jedoch nicht zwingend vorausgesetzt – die Position eignet sich auch für motivierte und ambitionierte Berufseinsteiger/innen /li /ul ulliBereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen, auch ins Ausland /li /ul ulliErfahrung in der Protokollführung, insbesondere auf Englisch /li /ul ulliBuchhalterische Grundkenntnisse und Zahlenflair; Kenntnisse von Abaweb von Vorteil /li /ul ulliStilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse (Advanced-Level) sowie gute Französischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil /li /ul ulliSicheres, kompetentes Auftreten im Kontakt mit Geschäftsinhabern, Mitgliederfirmen und Partnern auf allen Ebenen bis hin zum Vorstand, sowie Freude an der Arbeit in einem kleinen, motivierten Team /li /ul ulliSelbständigkeit und ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung /li /ul ulliOrganisationstalent und Belastbarkeit /li /ul ulliVerantwortungsbewusstsein, Initiative, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Teamgeist /li /ul ulliSehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office, KI-Kenntnisse / KI-Affinität willkommen. /li /ul /p

Darum lohnt es sich

Positionsbezeichnung /h3 pAssistent / Assistentin Geschäftsführung AVIA INTERNATIONAL /p h32. Stellung in der Organisation /h3 pDie Position ist organisatorisch dem Geschäftsführer AVIA INTERNATIONAL unterstellt; weisungsberechtigt ist zudem der Präsident der AVIA INTERNATIONAL.

Der/die Stelleninhaber(in) arbeitet daneben direkt und kooperativ mit dem Vorstand, den Delegierten sowie dem übrigen Team zusammen. /p pDa der Geschäftsführer häufig auswärts unterwegs ist, setzt die Rolle ein hohes Mass an bSelbständigkeit /b, bEigeninitiative /b und bVerantwortungsbewusstsein /bvoraus: der/die Stelleninhaber(in) erkennt Handlungsbedarf eigenständig, trifft im vereinbarten Rahmen selbständig Entscheidungen und übernimmt in Abwesenheit des Geschäftsführers Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf. /p h33.